Muchas empresas saben que ha llegado el momento del cambio. Sus sistemas de gestión están obsoletos y sus procesos interdepartamentales necesitan ajustes importantes. Es el momento de salir al mercado y elegir un nuevo sistema ERP que se adapte a nuestras necesidades, pero ¿Cómo elegir el adecuado?

¿Cuándo cambiar?

De momento solo tenemos clara una cosa: Nuestros sistemas actuales no aguantarán el crecimiento continuado, la complejidad del mercado actual y las nuevas técnicas de relación con el cliente ni un ejercicio más.

Además siempre existen multitud de indicadores que piden a gritos el cambio, basta con saber escuchar: Si se necesitan nuevas funcionalidades y se tienen que usar soluciones temporales para el sistema actual, si dicho sistema no es capaz de manipular o combinar fácilmente los datos para convertirlos en información fiable en el momento oportuno, si cada vez corren más hojas Excel con datos relevantes de la compañía por las cuentas de correo de sus empleados, probablemente sea el momento de considerar una nueva solución ERP.

Este último punto es uno de los indicadores que primero sale a la luz y que delata la falta de flexibilidad del sistema actual: Cada departamento de su empresa necesita un tipo de información diferente pero con un factor común para todos:

·         Los simples datos no son relevantes, se necesita información elaborada y a la medida de cada departamento/persona

·         La información debe ser lo más cercana posible a la realidad actual de la compañía

·         Debe estar al alcance de todos los que la necesiten para su trabajo diario

La mayoría de sistemas “antiguos” son incapaces de cumplir estos tres requisitos, por lo que las personas acaban “fabricándose” complejas hojas de cálculo a partir de datos extraídos del sistema. Esta solución es, a priori, una manera aceptable de trabajar, pero si nos fijamos no soluciona dos de los tres puntos clave expuestos anteriormente:

·         La información obtenida solo es real en el momento de extraer los datos del sistema. Cualquier consulta posterior a esa hoja de cálculo se hará sobre datos obsoletos

·         La información resultante está deslocalizada y fuera del alcance del resto de la organización

Existen más motivos que parecen reclamarnos el cambio: Plataformas hardware obsoletas (AS-400, HP9000,…), sistemas heredados y dependientes de desarrolladores internos, nuevas y atractivas tecnologías, etc. Pero, a mi entender, no son motivo suficiente para acometer una reforma conceptual de la compañía. Debe asegurarse de que su decisión está fundamentada en necesidades de negocio sólidas en vez de una simple plataforma de tecnología nueva que puede no aportar valor de negocio a su organización. El cambio debe acometerse cuando la infraestructura actual ya no puede respaldar de forma efectiva y eficaz las necesidades de negocio actuales o proyectadas.

¿Cambiar ahora?

Hay tres tendencias del mercado actual que le pueden dar la clave para saber si puede ser el momento adecuado para actualizar sus sistemas:

· Nuevos requisitos de negocio debido a cambios en normativas gubernamentales, cumplimiento de normas internacionales, ISO 9000 – 14000

· La amplitud y la profundidad de las soluciones ERP han crecido considerablemente para satisfacer los requisitos de negocio en constante cambio y también para adaptarse a las aplicaciones especializadas

· Los proveedores de soluciones empresariales están ampliando las opciones de paquetes y licencias debido a los nuevos modelos de negocio, como el software como servicio (SaaS).

En la mayoría de los casos, resulta más sencillo para las compañías comprar soluciones que atiendan las nuevas necesidades de su negocio que crear soluciones propias. El mercado ha cambiado en los últimos años y los nuevos paquetes son mucho más asequibles que en el pasado, por lo que son pocas las organizaciones que hoy en día se plantean hacerse con una aplicación a medida. Además, ante las nuevas necesidades empresariales, las compañías buscan nuevos sistemas que puedan administrar las nuevas capacidades, como los costos basados en actividades (ABC), producción ajustada, intercambio de datos electrónicos especializado (EDI), o sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID)

Mi consejo es que se debe empezar por una evaluación de los sistemas actuales y la identificación de lo que resulta práctico y posible con las tecnologías existentes. Por ejemplo, ¿Nuestro sistema actual es compatible con los estándares de servicios web y las capacidades de interfaz de usuario que necesitan las aplicaciones implementadas en un teléfono móvil o una PDA?.

Jorge Perfontán